Im 1. Teil zum Thema Wartungsverträge und Servicevereinbarungen gehen wir zunächst auf mögliche Vertragsinhalte (allgemein) und weitere Informationen eines Vertrages, auf den Wartungsgegenstand, die enthaltenen als auch nicht enthaltenen Leistungen sowie die Pflichten des Auftragnehmers ein. Diese werden im Folgenden näher erläutert.
Die Umfänge jährlicher Wartung, Inspektionsmaßnahmen und Kundendienst werden häufig mit dem Abschluss von Wartungsverträgen und Servicevereinbarungen beschlossen und geregelt. Anlagenbetreiber und Wartungsfirma/Dienstleister schließen in der Regel einen schriftlichen Vertrag in dem die wichtigsten Aspekte und Rahmenbedingungen vereinbart und geregelt werden.
In Wartungsverträgen und Servicevereinbarungen sind demnach u.a. der Gegenstand des Vertrages, die Leistungen und Pflichten des Auftragnehmers, sowie die Ausführung der Leistung schriftlich vereinbart. Ähnlich wie bei Verträgen die man aus dem privaten Bereich und Leben kennt (z.B. Mobilfunk- oder Festnetzvertrag, Vereinbarung mit einem Streamingdienst etc.), werden natürlich auch sowohl die Vergütung für die auszuführenden Leistungen als auch die Vertragsdauer und Bedingungen zur Kündigung und Beendigung des Vertrages verankert. Viele Wartungsvereinbarungen und Serviceverträge beinhalten zudem Regelungen zu Gewährleistung und Haftungsansprüchen, zum Gerichtsstand sowie auch zu den Pflichten des Auftraggebers.
Ein Wartungsvertrag oder eine Servicevereinbarung enthalten für gewöhnlich Informationen zu Auftraggeber (Anlagenbetreiber/Gebäudeeigentümer), Auftragnehmer (Handwerker/in/Wartungsfirma/Serviceunternehmen), Ansprechpartner/-in sowie natürlich das Objekt in dem sich der Wartungsgegenstand befindet. Der Gegenstand des Vertrages beschreibt die vereinbarte Leistung. Eine detaillierte Aufstellung und Auflistung der dazugehörigen Anlagen sowie eine exakte Beschreibung des Vertragsgegenstand sind sinnvoll. Dadurch kann sichergestellt werden, dass für beide Vertragsparteien Art und Umfang der vereinbarten Leistungen eindeutig und klar ersichtlich sind. Häufig wird beim Vertragsgegenstand auch das Leistungsprogramm (z.B. VDMA 24186 Leistungsprogramm, AMEV - Arbeitskreis Maschinen- und Elektrotechnik staatlicher und kommunaler Verwaltungen), nach dem die Wartung ausgeführt werden soll, definiert. Weiterhin findet sich häufig ein Verweis auf Bestandsunterlagen, welche oftmals Vertragsbestandteil sind. Bestandsunterlagen werden in der Regel bauseits gestellt und dem Aufragnehmer überlassen, oder zumindest auf Anforderung ausgehändigt. Bestandsunterlagen sind die gesamten Unterlagen, die für die Lebenszeit und Nutzungsdauer eines Gebäudes oder Bauwerkes für Prüfungen, Überwachung oder Erhaltung (z.B. jährliche Wartung und Instandhaltungsmaßnahmen) vorgehalten werden müssen.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die ihm übertragenen und beschriebenen Leistungen gemäß der Wartungsvereinbarung auszuführen. Der Wartungsvertrag enthält sowohl Regelungen über die Dokumentation (Ausführung der Wartung z.B. Arbeitskarten nach VDMA oder AMEV, Wartungsberichte, Checklisten oder sonstige Protokolle und Wartungsnachweise) der Wartungsarbeiten als auch über die Bereitstellung und Übermittlung der Wartungsdokumentation an den Auftraggeber. Eine weitere Verpflichtung des Auftragnehmers besteht darin, notwendige und nötige Instandsetzungsmaßnahmen, die der Wiederherstellung des Sollzustandes dienen, im Zuge der Wartung auszuführen sofern deren Aufwand den normal zu erwartenden zeitlichen Aufwand für die vereinbarten Wartungsarbeiten nicht wesentlich erhöhen würde. Weitere oder zusätzlich notwendige Reparaturarbeiten oder Instandsetzungsmaßnahmen hat der Auftragnehmer nach Aufforderung in angemessener Frist auszuführen. Im Normalfall wird hierfür ein gesonderter Auftrag durch den Auftraggeber erteilt. Ein Wartungsvertrag oder eine Servicevereinbarung enthalten zudem Bestimmungen zu Einsätzen außerhalb der regelmäßigen Wartungstermine, bspw. um Störungen und Anlagenausfälle nach Aufforderung durch den Auftraggeber zu beseitigen um einen sicheren Betrieb der Anlage zu gewährleisten. Da Auftragnehmer manchmal auf Subunternehmer zurückgreifen müssen um bspw. eine spezielle Reparatur auszuführen, findet sich zumeist eine Klausel in Wartungsverträgen, die dem Auftragnehmer erlaubt, Sub- oder Nachunternehmer hinzuzuziehen und einzusetzen. Der Wartungsvertrag oder die Servicevereinbarung regeln dann ebenfalls die Grundlagen der dazugehörigen und fälligen Vergütung (z.B. Berechnung auf Nachweis).
Auftraggeber und Auftragnehmer sind sich häufig uneinig darüber welche Leistungen in einem geschlossenen Wartungsvertrag enthalten sind oder auch eben nicht. In der Praxis kommt es dadurch häufig zu Problemen und Unstimmigkeiten. Durch diesen Umstand ist es für beide Vertragsparteien ratsam, die nicht im Vertrag enthaltenen Leistungen detailliert zu beschreiben um drohenden Missverständnissen entgegen wirken zu können. Auftraggeber sollten sich die -Nicht enthaltenen Leistungen- genau anschauen um nicht im späteren Verlauf von etwaigen und teils immensen Zusatzkosten wie z.B. einer speziellen und hygienischen Fettreinigung der Küchenabluft, einer VDI6022 Hygieneüberprüfung einer Lüftungsanlage oder von Updates bzw. Software- Programmierungen an der Regelungsanlage überrascht zu werden. Es sei denn diese Leistungen sind Bestandteil der Wartungsvereinbarung und mit einer dafür vorgesehenen Pauschale abgegolten. Auftragnehmer hingegen möchten den Leistungsumfang natürlich so exakt wie möglich definieren um mögliche Mehraufwände zu vermeiden die nicht in der Kalkulation der angebotenen Wartungspauschale enthalten sind.
Ein wichtiger Punkt jeder Wartungsvereinbarung oder eines Servicevertrages umschreibt und definiert die Pflichten des Auftragsnehmers. So hat dieser dafür zu sorgen, dass die Wartungsarbeiten und Kundendiensttätigkeiten so auszuführen sind, dass die Sicherheit der Anlage gewährleistet ist und bleibt. Weiterhin sind die allgemeinen Regeln der Technik, gesetzliche Bestimmungen (z.B. Schutzvorschriften oder Vorschriften zur Unfallverhütung) und Vorschriften der Arbeitssicherheit zu beachten. Auftragnehmer haben eine Mitteilungspflicht und sind daher dazu verpflichtet, Mängel und Defekte an Anlagen, die im Rahmen der Wartungs- und Inspektionsarbeiten entdeckt und festgestellt werden, schnellstmöglich dem Auftraggeber mitzuteilen und anzuzeigen. Überdies ist der Auftragnehmer verpflichtet, aller zur Erbringung der Wartung benötigten Teile und Hilfsmittel wie Werkzeuge und Messgeräte beizustellen. Eine häufige Formulierung in Wartungsverträgen beschreibt die Leistungserbringung. Demnach ist der Auftragnehmer angehalten die Arbeiten mit seinem Betrieb zu erbringen. Es dürfen Teilleistungen auch ohne Zustimmung des Auftraggebers an Nachunternehmer vergeben werden. Es ist aber sicherzustellen, qualifizierte Fachkräfte einzusetzen. Wird die Betriebsbereitschaft oder Sicherheit der Anlage im weiteren Betrieb durch dem Auftraggeber bekannte Mängel oder Schäden beeinträchtigt oder gefährdet, so hat der Auftraggeber sofort den Auftragsnehmer zu informieren und, falls erforderlich, die Anlage außer Betrieb zu nehmen. Auftragnehmer sollten darauf achten, dass im Wartungsvertrag eine wichtige Formulierung enthalten ist. Diese besagt, dass sich die ergebenden Betreiberpflichten (durch Rechtsvorschriften) nicht durch den Abschluss einer Wartungsvereinbarung einschränken lassen. Demnach muss der Auftraggeber (Betreiber) seinen Betreiberpflichten nachkommen – auch wenn ein Wartungs- oder Servicevertrag abgeschlossen wurde. Die Vereinbarung entbindet den Auftraggeber (Betreiber) nicht von seiner Pflicht.
Im 2. Teil betreffend Wartungsverträge und Servicevereinbarungen gehen wir näher auf Punkte wie z.B. der Ausführung der Leistung, die Vergütung, Haftung und andere Vertragsbestandteile ein.
Christoph Helbing
Waiku - Das Wartungsportal