Im 2. Teil zum Thema Wartungsverträge und Servicevereinbarungen möchten wir u.a. eingehen auf die Ausführung der Leistung, die mit dem Vertrag oder der Vereinbarung vereinbarte Vergütung, die Vertragsinhalte Haftung, Vertragsbeginn und Vertragsdauer, Beendigung und Kündigung sowie weitere mögliche Ergänzungen und Vertragsbestandteile.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Wartungsarbeiten turnusgemäß (z.B. jährlich oder ½ jährlich) während der üblichen Betriebs- und Arbeitszeiten des Auftraggebers aus- und durchzuführen. Viele Wartungsverträge enthalten eine Klausel, die dem Auftragnehmer die Möglichkeit bietet, die im Falle von kurzfristigen Terminabsagen durch den Auftraggeber entstandenen Aufwände zu ersetzen (Schadenersatz), sofern dem Auftragnehmer durch die versäumte oder späte Unterrichtung und notwendige Verschiebung etwaige Kosten und Aufwendungen entstehen (z.B. Hotelbuchung für Mitarbeiter die nicht mehr storniert werden kann, Reisekosten etc.). Grundsätzlich sollte der Zeitpunkt zur Ausführung der Arbeiten natürlich frühzeitig mit dem Beauftragten des Auftraggebers abgestimmt werden. Manchmal kommt es vor, dass Auftraggeber eine Durchführung der Arbeiten außerhalb der vereinbarten betriebsüblichen Arbeitszeiten (z.B. nachts oder an Wochenenden) wünschen und vom Auftragnehmer verlangen. Auch so etwas wird in Wartungsverträgen und Servicevereinbarungen einfach und simpel geregelt. Eine zusätzliche Formulierung im Vertrag bestimmt dann, dass der Auftraggeber die dadurch entstehenden Mehrkosten bspw. in voller Höhe übernimmt. Nach jeder Wartung dokumentiert der Auftragnehmer in Arbeitskarten, Nachweisen und Protokollen Art und Umfang der ausgeführten Arbeiten und listet eingebaute Teile in den zur Wartung zugehörigen Unterlagen auf. Zudem übermittelt der Auftragnehmer dem Auftraggeber seine Feststellungen zum Zustand der Anlage und informiert diesen über mögliche, anstehende und notwendige Reparatur- und Instandsetzungsmaßnahmen. Diese Informationen werden häufig durch Hinweise in Arbeitsberichten, Arbeitskarten oder sonstigen Protokollen dokumentiert und dem Auftraggeber übermittelt und mitgeteilt.
Die Vergütung von Wartungsverträgen und Servicevereinbarungen erfolgt zumeist in vereinbarten Pauschalen. Die Pauschale beinhaltet dann die in der Bestandsliste aufgeführten Anlagen und Geräte. Bestenfalls beschreiben Auftragnehmer alle inkludierten Leistungen der Pauschale exakt und genau, damit es im späteren Verlauf nicht zu Uneinigkeiten über den vereinbarten Wartungsumfang mit dem Auftraggeber kommt. Eine Formulierung dessen könnte bspw. lauten: Mit der vereinbarten Pauschale ist die jährliche Wartung, sowie alle weiteren Nebenkosten wie z.B. Fahrt- oder Transportkosten, Erschwernis- oder Schmutzzulagen oder Reisekosten abgegolten. Ersatzteile wie z.B. Luftfilter, Kältemittel, Keilriemen u.a. oder die Entsorgung der im Rahmen der Wartung verbrauchten Materialien werden in der Regel gesondert abgerechnet, da nicht immer vor einer Wartung oder Inspektion der tatsächliche Material- und Entsorgungsbedarf bekannt ist. Auftragnehmer und Auftraggeber haben aber natürlich auch die Möglichkeit alle zur Wartung zugehörigen Kosten für Materialien etc. in einer pauschalen Summe zusammenzufassen und eine auskömmliche Wartungspauschale zu vereinbaren. Das Zusammenfassen aller Kosten und Aufwände hat für den Auftraggeber den Vorteil, dass er sein Budget mit einer konkreten Summe planen kann. Der Auftragnehmer hingegen möchte es natürlich wenn möglich vermeiden, alle möglichen Kosten und Aufwendungen in einer pauschalen Summe zu deckeln. Dadurch hat er möglicherweise keinen Handlungsspielraum mehr für marktbedingte Preissteigerungen und kann seine Mehrkosten kaum bis nur noch schwer umlegen. Um Preise und Konditionen von Wartungsverträgen anpassen zu können, wird in Wartungsvereinbarungen und Serviceverträgen häufig eine Preisgleitklausel genutzt. Die Preisgleitklausel nutzt bei ihrer Berechnung den zuvor gültigen sowie den neuen Stundenverrechnungssatz der maßgebenden Lohngruppe.
In Wartungsverträgen und Servicevereinbarungen können unterschiedliche Szenarien zum Thema Gewährleistung vereinbart werden. Ein Beispiel könnte wie folgt lauten: Ab der jeweiligen Leistung beträgt die Verjährungsfrist für Gewährleistungsansprüche 6 Monate. Die Frist wird um die Dauer der Mängelbeseitigung verlängert. Auch das Thema Haftung findet sich normalerweise in Wartungsverträgen wieder. Zum Beispiel haften dadurch Auftragnehmer für Schäden, die im Rahmen und im Zusammenhang mit der Wartung oder Instandsetzung durch seine Erfüllungsgehilfen verursacht und verschuldet wurden. Werden im Rahmen der Arbeiten andere Schäden verursacht, welche auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit seiner Erfüllungsgehilfen beruhen, so haftet der Auftragnehmer natürlich auch und hat Ersatz zu beschaffen/leisten. Die Rechtsprechung besagt allerdings, dass der Auftraggeber den Schaden bzw. dessen Verursachung durch den Auftragnehmer nachzuweisen hat. Sollte der Auftragnehmer den Schaden nicht schuldhaft herbeigeführt haben, so entfällt auch die Haftung. Wartungsverträge und Servicevereinbarungen enthalten daher in der Regel auch einen Verweis auf notwendige Versicherungen (hier Haftpflichtversicherungen) und dass diese auf Verlangen nachzuweisen sind.
Der Vertrag wird mit Unterzeichnung rechtskräftig und wirksam. Der Vertragsbeginn wird vom Auftraggeber festgelegt. Die Vertragslaufzeit wird von beiden Vertragsparteien im Vorfeld vereinbart und abgestimmt. Standard ist häufig eine Laufzeit von zwei Jahren. Zur Beendigung eines Wartungsvertrages bedarf es einer Kündigung sofern keine feste Laufzeit ohne Option zur Verlängerung vereinbart wurde. Die Kündigung bedarf der Schriftform.
Abschließend sollten in Wartungs- und Serviceverträgen noch einige weitere organisatorische Punkte und Details geklärt werden. U.a. sollte geregelt und enthalten sein, dass der Auftraggeber dem Auftragnehmer sowohl Zugang zu den Anlagen zu verschaffen hat als auch Betriebsstoffe wie Strom und Wasser zur Ausführung der Arbeiten zur Verfügung zu stellen hat. Weitere Punkte betreffen u.a. den Gerichtsstand als auch eine Pflicht zur Schriftform. Demnach bedürfen Änderungen, Ergänzungen und wesentliche Mitteilungen die den Vertrag betreffen immer der Schriftform. Unter Ergänzungen oder Sonstiges können zusätzliche Absprachen oder bspw. Sondervereinbarungen zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber ergänzend hinzugefügt werden. Abschließend werden der Wartungsvertrag oder die Servicevereinbarung von beiden Vertragsparteien unterzeichnet. Der geschlossene Vertrag ist damit gültig und rechtskräftig.
Fazit: In der Praxis werden immer häufiger Wartungsverträge zwischen Anlagenbetreibern und Dienstleistern/Wartungsfirmen geschlossen. Aufgrund des branchenübergreifenden Fachkräftemangels im Handwerk ist es für den Betreiber inzwischen immer häufiger notwendig Wartungsverträge abzuschließen um sicherstellen zu können, dass im Störungsfall oder beim Ausfall der Anlage überhaupt ein verfügbarer Handwerker/Dienstleister kommt um das Problem zu lösen und zu beheben. Wartungsverträge sichern dem Betreiber demnach auch die Bereitschaft eines Handwerkers/Dienstleisters/Serviceunternehmens - denn viele dieser Handwerker/Kundendienst-/Servicefirmen bedienen immer häufiger nur noch vertraglich gebundene Kunden.
Christoph Helbing
Waiku - Das Wartungsportal